政府檔案管理系統是利用計算機技術、網絡通信技術等現代信息技術手段，對各類載體的政府檔案進行采集、整理、歸檔、管理、檢索和利用等一系列活動的總稱。其主要功能包括文件收集與輸入、文件組織與管理、文件檢索與利用、系統維護四個方面。 一、功能 1.文件收集與輸入：指將分散在各業務部門或個人手中的各種文件，按一定的要求分類、編號、登記造冊，并逐項錄入到計算機中；同時將已有的電子文檔導入到系統當中，以便于統一管理和使用。 2.文件組織與管理：是對進入系統的文件進行有序地存儲、編排和管理的過程。主要包括文件目錄結構的設計、文件庫架的建立和完善以及文件的安全保管等方面內容。 3.文件檢索與利用：是指通過該系統來查找所需信息并獲取相應的服務。主要包括文件查詢、文件借閱、文件復制、文件銷毀等功能。 4.系統維護：指對整個系統的運行狀態進行監控和調整，以確保系統的正常運轉。主要包括數據備份、系統升級、故障排除等工作。 二、應用價值 1.提高工作效率：政府檔案管理系統能夠自動化處理大量的文件，大大提高了政府部門的工作效率。 2.加強信息安全：通過該系統可以對文件進行加密保護，防止敏感信息泄露，從而保障了政府機構的信息安全。 3.方便文件查閱：用戶可以通過該系統隨時隨地查看所需的文件，極大地方便了文件查閱工作。 三、案例 例如某市政府為了規范政府檔案管理工作，決定采用政府檔案管理系統軟件。該系統采用了先進的數據庫技術和網絡通信技術，實現了對政府各部門產生的大量文件的集中管理。經過一段時間的應用后，該市政府發現政府檔案管理工作的效率得到了顯著提升，同時也為政府決策提供了有力的支持。